Gestione utenti e flusso di invito
La gestione utenti in Gipo permette agli amministratori della struttura di consultare la lista degli utenti attivi ed invitati, invitare nuovi utenti e accedere alla configurazione dei permessi.
Disponibilità del modulo
La tabella di gestione è disponibile dlla voce Utenti, nel menù Configurazione -> Permessi.
La pagina è accessibile solo agli utenti con ruolo amministrativo abilitato alla gestione completa.
Nota
Se un utente non vede la voce Utenti o non riesce ad aprire la pagina, occorre verificare che l'utente abbia un ruolo amministrativo adeguato.
Cosa permette di fare
Dalla pagina Utenti è possibile:
- visualizzare l'elenco degli utenti del tenant;
- cercare utenti;
- filtrare per Profilo;
- filtrare per Stato;
- invitare uno o più nuovi utenti;
- aprire la pagina di configurazione dei Permessi per un utente attivo;
- visualizzare lo stato degli inviti già inviati.
La tabella mostra per ogni utente:
- nome visualizzato ed email;
- profilo assegnato;
- stato dell'utente.
Profili disponibili
Durante l'invito o il filtro della lista sono disponibili questi profili:
- Medico;
- Segreteria;
- Amministratore.
Il profilo rappresenta il ruolo generale dell'utente nella piattaforma. I permessi puntuali possono essere gestiti dalla voce Permessi disponibile nelle azioni della tabella.
Stati utente
Gli utenti possono comparire con questi stati:
- Attivo: l'utente ha completato la registrazione e può usare la piattaforma secondo il proprio profilo e i propri permessi.
- Invitato: l'invito è stato creato, ma l'utente non ha ancora completato la registrazione. La tabella mostra anche la data dell'invito.
- Bloccato: l'account è stato bloccato. Questo stato non può essere modificato direttamente dalla pagina Utenti; per lo sblocco è necessario contattare il supporto.
Cercare e filtrare utenti
- Aprire la pagina Utenti.
- Usare il campo Cerca... per filtrare rapidamente l'elenco.
- Usare il filtro Profilo per limitare la lista a uno o più profili.
- Usare il filtro Stato per visualizzare solo utenti attivi, invitati o bloccati.
Invitare nuovi utenti
- Cliccare Invita utente.
- Inserire uno o più indirizzi email nel campo Email.
- Selezionare il Profilo utente.
- Per velocizzare l'assegnazione di ulteriori permessi, è possibile usare l'opzoine Copia permessi da utente esistente Nota: tramite questa opzione è possibile copiare i permessi associati ad un altro utente e utilizzarli per i nuovi utenti che verranno invitati.
- Cliccare Avanti.
- Controllare il Riepilogo.
- Cliccare Invia invito o Invia inviti.
Ogni utente invitato riceve un'email per completare la registrazione. La registrazione funziona solo con l'indirizzo email usato nell'invito.
Limiti e controlli sugli inviti
Il sistema controlla che:
- ogni indirizzo email sia valido;
- non vengano inseriti più di 25 indirizzi email in una singola richiesta;
- l'indirizzo email non sia già registrato;
- venga selezionato un profilo;
- non vengano avviate troppe procedure di invito consecutivamente.
Se alcuni inviti non vengono inviati, la schermata finale mostra quali email sono fallite e permette di riprovare con quelle non inviate.
Gestire i permessi
Per un utente attivo, aprire il menu Azioni e selezionare Permessi.
Il sistema apre la configurazione dei permessi dell'utente selezionato. Da lì è possibile verificare o modificare le autorizzazioni puntuali secondo il flusso già previsto per la gestione permessi.
Eliminare utenti
Tramite la tabella, è possibile eliminare un utente tramite l'azione Elimina. Quando viene selezionata, viene richiesa una conferma prima di procedere all'eliminazione.
Non è possibile eliminare:
- il proprio account;
- l'utente master del tenant;
- un utente bloccato.
Possibili problemi e casi d'uso più comuni
L'utente non vede la pagina Utenti
Verificare che l'utente abbia il ruolo "Amministratore" in GipoNext.
L'email inserita risulta già registrata
Il sistema impedisce di inviare un nuovo invito a un indirizzo già registrato. Verificare nella tabella utenti se l'indirizzo è già presente come utente attivo o invitato. È inoltre possibile che l'utente sia registrato con la stessa email in un'altra clinica: in quel caso, non è possibile inviare l'invito allo stesso indirizzo email.
L'utente ha creato un account demo prima di ricevere l'invito
Se l'utente si registra autonomamente e crea un account demo su GipoNext prima di ricevere l'invito della struttura, l'account potrebbe non risultare collegato al tenant corretto o all'utente master.
In questo caso, occorre contattare il supporto Gipo e chiedere che l'account venga collegato al master della struttura.
L'utente invitato non riceve l'email
Verificare che l'indirizzo inserito sia corretto e che l'invito risulti presente nella lista con stato Invitato.
Un utente è bloccato
Lo stato Bloccato non è modificabile dalla pagina Utenti. Per sbloccare l'account è necessario contattare il supporto.
Alcuni inviti vanno a buon fine e altri no
La procedura può restituire un risultato parziale. Gli inviti riusciti restano validi; per quelli non riusciti la schermata mostra le email fallite e consente di riprovare.
FAQ
Posso invitare più utenti insieme?
Sì. È possibile inserire più email nella stessa procedura, fino al limite di 25 indirizzi per richiesta.
Se devi invitare più persone con gli stessi permessi, è consigliabile inserire più indirizzi email nel campo "Email", in modo da evitare di incorrere in possibili limitazioni nel caso di ripetizione della procedura,
Quale profilo devo scegliere?
Scegliere Medico, Segreteria o Amministratore in base alle attività che l'utente dovrà svolgere. Per autorizzazioni più specifiche, copiare i permessi di un utente esistente o usare la gestione Permessi dopo la creazione dell'utente.
Un utente invitato può accedere subito?
No. Prima deve completare la registrazione tramite l'email ricevuta.
Posso modificare i permessi di un utente invitato?
La pagina mostra l'azione Permessi solo per utenti che non sono in stato Invitato. Per gli utenti invitati, attendere il completamento della registrazione.
Posso sbloccare un utente dalla pagina Utenti?
No. Lo sblocco degli account bloccati richiede intervento del supporto.